Nappula tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679
Laatimispvm: 14.5.2019, päivitetty 18.3.2022
Rekisterinpitäjä
Valteri-koulu
PL 101
40049 VALTERI
0295 332 700 (keskus)
Rekisteriasioista vastaavat yhteyshenkilöt
Vastuuhenkilö:
Kimmo Hurtig, Kehittämispäällikkö
PL 106, 90049 VALTERI
Puh. 0295 29 4642
Yhteyshenkilö:
Pia Walle, Kuntoutuspäällikkö
PL 103, 70049 VALTERI
Puh. 0295 33 2080
Tietosuojavastaava: tietosuoja@valteri.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Opetuksen, kuntoutuksen, asumisen, hoidon ja ohjauspalveluiden yhteinen asiakastietojärjestelmä, jossa hallitaan oppilasta koskevaa tietoa ja viestitään oppilasta koskevista asioista. Nappula on hoito- ja kasvatustyön dokumentointiin luotu asiakastietojärjestelmä.
Yhteystietoja voidaan käyttää Valterin oman toiminnan kehittämisessä tarvittavien palvelukohtaisten palautteiden keräämiseen.
Rekisterin tietoja voidaan käyttää tutkimus- sekä tilastointitarkoituksessa. Tutkimuskäyttöä varten tutkijan tulee hakea erikseen tutkimuslupaa Valterilta.
Tutkimusaineisto tulee minimoida ja tutkimus tulee toteuttaa ilman henkilötietoja aina kun mahdollista. Mikäli tutkimusta ei voida toteuttaa ilman henkilötietoja, tulee laatia henkilötietojen käsittelyn vaikutusten arviointi.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteröityjen ryhmät:
a) Valteri-koulun oppilaat (oppilaaksiottopäätös)
b) Oppimis- ja ohjauskeskus Valterin ohjauspalveluiden asiakkaat (tilaussopimus/maksusitoumus)
Rekisteröityjen tietosisällöt:
Oppilaan nimi, hetu ja yhteystiedot, huoltajien yhteystiedot, sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastiedot sekä oppilaan arkeen, opetukseen, terveydentilaan sekä kuntoutukseen liittyvää kirjanpitoa.
Henkilötietojen tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan huoltajilta. Tarvittaessa tietoja voidaan pyytää asiakaskohtaisesti huoltajan suostumuksella myös muilta tahoilta yksilöllisen palvelun toteuttamiseksi.
Valteri-koulun oppilaaseen liittyvät perustiedot kirjataan manuaalisesti huoltajalta saatujen tietojen perusteella. Rekisteri muodostuu Valterin oppilaille kouluhistorian aikana tapahtuvista kuntoutuksellisista ja hoidollisista asiakirjoista sekä kirjauksista.
Tilaussopimuksen/maksusitoumuksen perusteella syntyneen asiakkuuden osalta lapsen nimi, hetu sekä joissain tapauksissa myös huoltajan nimi/yhteystiedot saadaan palvelun tilaajalta. Muut yksilöllisen palvelun toteuttamiseksi tarvittavat tiedot kerätään annettavan palvelun vaatimassa laajuudessa huoltajalta ja lisäksi huoltajan suostumuksella tietoja voidaan pyytää myös muilta toimijoilta.
Henkilötietojen luovutukset ja tietojen siirto
Rekisterin tietoja luovutetaan rekisteröidyn ja/tai hänen huoltajansa suostumuksella terveydenhuollon toimijoille ja/tai oppilaan lähikouluun.
Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Valteri-koulun henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus. Vaitiolovelvollisuus jatkuu työntekijän palvelussuhteen päätyttyäkin.
Rekisteriin tallennetut tiedot ovat arkaluonteisia ja säädetty salassa pidettäviksi. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja (paloturva)kaapeissa. Sähköiseen rekisteriin tallennettujen tietojen osalta rekisterin käyttöoikeuksia (käyttäjätunnus, salasana, lisäksi oikeuksia on rajattu käyttäjäryhmäkohtaisesti) on myönnetty vain koulun palveluksessa oleville nimetyille henkilöille heidän työtehtäviensä edellyttämällä tavalla. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmalla.
Rekisteröidyn oikeudet
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukaan henkilöllä, jonka tietoja käsitellään (=rekisteröity) on erilaisia oikeuksia riippuen henkilötietojen käsittelyperusteesta.
Henkilöllä on oikeus tietää (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15), käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.
Henkilöllä on myös oikeus vaatia virheelliset henkilötiedot oikaistavaksi.
Rekisterissä olevat tiedot ovat pääosin salassa pidettäviä. Niitä ei luovuteta ilman asianomaisen oppilaan huoltajan suostumusta, ellei tietoa pyytävällä taholla ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa.
Henkilöllä on vain tietyissä poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi, artikla 17).
Rekisteröidyn oikeudet toteutetaan ottamalla ensin yhteys kyseessä olevia rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön, joiden yhteystiedot löytyvät tämän selosteen alusta.
Mikäli koet, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (linkki)
Automaattinen päätöksenteko ja/tai profilointi
Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä niihin kohdisteta automaattista päätöksen tekoa.
