EU: s allmänna dataskyddsförordning 2016/679
Datum för utarbetande: 23.8.2023

Personuppgiftsansvarig

Valteri-skolan
PB 101
40049 VALTERI

Kontaktpersoner med ansvar för registerärenden:

Ansvarig:
Jenni Heinonen, kommunikationschef (visstidsanställd)
Tfn 0295 33 5367 jenni.heinonen@valteri.fi

Dataskyddsombud:
tietosuoja@valteri.fi

Registrets namn

Kommunikations- och marknadsföringsregister

Syfte med behandling av personuppgifter

Vi utnyttjar de e-postadresser och telefonnummer som inhämtats för skötseln av Valteris marknadsföringskommunikation för kunder och anskaffning av potentiella kunder genom att rikta kommunikation och information till dem om de tjänster, utbildningar och produkter som Valteri tillhandahåller.

  • Vi informerar till exempel om statsunderstöd för ordnande av stöd och är beredda att verka som utvecklingspartner redan i projekteringsskedet.
  • Vi informerar om fortbildning för undervisnings- och elevvårdspersonalen.
  • Vi informerar om våra tjänster och om evenemang inom ramen för nätverkande.
  • Vi håller kunderna och kontaktpersonerna uppdaterade om Valteris avgiftsfria och avgiftsbelagda handledningstjänster och material till stöd för lärande och skolgång.
  • Medieregistret används för att informera om evenemang, exempelvis så att pressmeddelanden skickas till journalister, fotografer och redaktioner om de evenemang och tjänster som Valteri ordnar.

Grund för behandling av personuppgifter samt informationskällor

Uppgifterna i registret har hämtats i följande informationskällor:

Kundrelationer:
Organisationer som köper tjänster, utbildningar och produkter som produceras av Valteri och/eller deras anställda och kontaktpersoner.

Med samtycke:
De som prenumererar på Valteris nyhetsbrev, personer som anmäler sig till evenemang eller som i andra motsvarande sammanhang har gett sina kontaktuppgifter till Valteri. Uppgifter som lämnats via Valteris webbplats (prenumeranter på nyhetsbrev och prenumeranter på avgiftsfritt sakkunnigmaterial).

Uppgifterna i registret finns i följande offentliga informationskällor:

Med stöd av en ställningsfullmakt:
Uppgifterna har samlats in på offentliga webbplatser för organisationer som arbetar med stöd för barns och ungas lärande och uppväxt. Som till exempel kontaktuppgifter för personer som arbetar med uppgifter inom undervisnings- och bildningsväsendet, välfärdsområdena (hälsovården och socialväsendet), rehabilitering och stöd för elever.

I fråga om medieregistret har kontaktuppgifterna samlats på offentliga webbplatser till sådana organisationer (tidningar, medlemstidningar, meddelanden, facktidningar, tv, radio) som publicerar nyheter och utför redaktionellt kommunikationsarbete.

Se även de separata dataskyddsbeskrivningarna på Valteri Puoti (länk) och Valteris bildbank (länk).

Data i registret

  • Registret för kommunikation och marknadsföring (* obligatoriska uppgifter som har antecknats)
    namn*, titel, organisation/arbetsgivare, postanstalt/kommun, e-postadress *, telefonnummer, språk*
  • Medieregister (samtliga är obligatoriska uppgifter)
    namn, titel, e-postadress, telefonnummer, arbetsgivare, ort, språk

Förvaringstid för personuppgifter

I fråga om de personuppgifter i registret som samlats in utifrån en kundrelation baserar sig lagringstiderna på lagstiftningen och Valteris plan för informationsstyrning, där lagringstiderna fastställs för det material som uppkommit vid produktion av tjänster/utbildningar och vid försäljning av produkter.  Till övriga delar förvaras personuppgifter som samlats i registret endast så länge och i den omfattning det är nödvändigt och tillåtet enligt lagstiftningen i förhållande till de ursprungliga eller kompatibla ändamål för vilka personuppgifterna har inhämtats.

Principerna för skyddet av registret

Anvisningar har utfärdats om registrets användning och åtkomsten till personuppgiftsregistret har begränsats med hjälp av användarrättigheter så att personuppgifter som lagrats i systemet ger åtkomst och användarrättigheter endast för sådana anställda vid Valteri som med tanke på sina arbetsuppgifter har rätt till det och som behöver uppgifterna i sitt uppdrag.

Tjänsteleverantörerna har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifterna mot oavsiktlig eller olaglig förlust, utlämnande, missbruk, ändring, förstöring eller obehörig åtkomst.

Det informationssystem som används för behandlingen av personuppgifter är tekniskt skyddat på ett tillräckligt sätt och åtkomsten till systemet har skyddats med lämpliga metoder, inklusive personliga användarnamn och lösenord. Registeruppgifterna säkerhetskopieras och återlämnas vid behov på ett säkert sätt och förstöring av material som innehåller personuppgifter utförs med iakttagande av datasäkerheten.

Registret innehåller inte manuellt (pappers-) material.

Överlåtelse av personuppgifter och överföring av uppgifter

Uppgifterna överlämnas inte till aktörer utanför Valteri.

Uppgifterna kan finnas i molntjänster inom EU eller EES på tjänsteleverantörens server inom de gränser som EU:s dataskyddsförordning tillåter.

Den registrerades rättigheter

Enligt EU: s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679 har en person vars uppgifter behandlas (= registrerad) olika rättigheter beroende på grunden för behandling av personuppgifter.

Personen har rätt att veta (rätt att få tillgång till sina uppgifter, artikel 15) huruvida dennas personuppgifter behandlas eller inte och vilka personuppgifter som har lagrats om personen.

Personen har också rätt att kräva rättelse av felaktiga personuppgifter.

En person har endast i vissa undantagsfall rätt till fullständig radering av sina uppgifter (rätten att bli bortglömd, artikel 17). Den registrerade kan också annullera en prenumeration på nyhetsbrevet via länken i slutet av nyhetsbrevet.

Den registrerade har rätt att begära en begränsning av sina personuppgifter eller motsätta sig behandlingen av sina personuppgifter bl.a. för direktmarknadsföring och profilering i anslutning till den.

Den registrerades rättigheter tillgodoses genom att först kontakta den registeransvariges kontaktperson vars kontaktuppgifter finns i början av denna redogörelse.

Om du anser att vi bryter mot den gällande dataskyddslagstiftningen när vi behandlar personuppgifter, har du rätt att anföra besvär hos den nationella dataskyddsmyndigheten. (http://www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html)

Automatiserad beslutsprocess och/eller profilering

Uppgifterna i registret kan användas för att rikta kommunikationen till en viss yrkesgrupp, ett visst område (t.ex. ett välfärdsområde), en beställare av vissa typer av tjänster eller produkter eller motsvarande.
På basis av uppgifterna inleds inte någon annan automatisk beslutsprocess eller profilering.