Henkilötietojen käsittely Valterissa

julkaistu 7.5.2019 / päivitetty 18.3.2022

Valteri noudattaa tietosuojalainsäädäntöä sekä käsittelee henkilötietoja hyvän tiedonhallinta- ja tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, josta yksittäinen henkilö voi olla tunnistettavissa.

Henkilötietoja voidaan Valterissa käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

  • lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi oppilaan opetuksen järjestämiseksi
  • koulutuksiin ilmoittautumiseen
  • palveluiden tuottamiseen, ylläpitoon, suojaamiseen ja kehittämiseen
  • asiakkaan palautteeseen vastaamiseen
  • uutiskirjeen lähettämiseen

Alla kuvataan tarkemmin, mitä henkilötietoja ja muita tietoja keräämme, ja miten näitä tietoja käsittelemme.

Henkilötietojen luovuttaminen

Valteri voi luovuttaa henkilötietoja seuraavissa tilanteissa:

  1. Suostumus
    • Henkilötietoja voidaan luovuttaa nimenomaisella suostumuksella
  2. Alihankkijat ja palveluntarjoajat
    • Valteri voi luovuttaa henkilötietoja alihankkijoille ja palveluntarjoajille vain siinä määrin, kun he osallistuvat Valterin palvelujen toteuttamiseen kuvatuissa käyttötarkoituksissa. Alihankkijat ja palveluntarjoajat eivät saa käyttää heille luovutettuja henkilötietoja muuhun kuin Valterin määrittämiin käyttötarkoituksiin. Valteri on velvoittanut pitämään tiedot salassa ja huolehtimaan tietoturvan ja tietosuojan toteuttamisesta tietojen suojaamiseksi.
  3. Kansainväliset tietojen siirrot
    • Valteri pyrkii käsittelemään henkilötietoja ja käyttämään palveluissaan ensisijaisesti EU:n ja ETA:n alueella olevia toimijoita ja palveluita.
  4. Tutkimuskäyttö
    • Valteri voi luovuttaa tietoja tieteellistä tai muuta tutkimusta varten edellyttäen, että kyseiset tiedot on ensin muutettu sellaiseen muotoon, josta yksittäinen henkilö ei ole enää tunnistettavissa (anonymisointi).
  5. Pakottavan lainsäädännön edellyttämät luovutukset
    • Henkilötietoja voidaan lain mukaan luovuttaa muille viranomaisille viranomaiskäyttöön.
  6. Tietojen siirto kolmansiin maihin
    • Emme lähtökohtaisesti siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
    • Mikäli tietoja jouduttaisiin siirtämään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojaamisesta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen, ja muuten siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojakäytännön mukaisesti.

Oppilaan ja huoltajan tiedot

Valteri-koulussa opiskelevan oppilaan tietoja käsitellään perusopetuksen järjestämiseksi oppilastietojärjestelmissä. Oppilaista kerätään tietoja, jotka auttavat opettajia, kuntouttajia ja oppilaan tukena työskenteleviä auttamaan oppilasta oppimisen tavoitteiden saavuttamiseksi. Toimintakykyarvio.fi-palvelusta saatava toimintakyvyn kuvaus antaa suoraan oppilaan vahvuuksiksi kirjattavia toimintakykyyn liittyviä asioita. Tiedot saadaan huoltajilta, lähikoululta tai terveydenhuollolta.

Opintosuoritustietoja siirretään lakiin perustuen Koski-tiedonsiirron avulla sähköisesti Opintopolku-palveluun.

Valterin asiakkaat

Valterin tuottamien palveluiden asiakkaiden tietoja käsitellään erilaisten palveluiden järjestämiseksi (tilauksen/maksusitoumuksen perusteella).

Ohjauspalveluiden asiakkaat:

1. Tilaaja/maksusitoumuksen antajan tiedot:

  • yhteys- ja laskutustiedot saadaan pääsääntöisesti maksusitoumuksista ja palvelusopimuksista. Yhteystietoja voidaan käyttää Valterin kehittämistyöhön tarvittavien palvelupalautteiden keräämiseen.
  • Tilaajan/maksusitoumuksen antajan tietojen keräämisen yhteydessä asiakas voi antaa yhteydenotto/markkinointiluvan tai kieltää yhteystietojensa käytön markkinointiviestinnässä (uutiskirje).

2. Ohjauskäynti- ja tukijaksoasiakkaana olevien lasten tiedot kerätään heidän huoltajiltaan ja oppilaan lähikoulusta. Tarvittaessa tietoja voidaan pyytää asiakaskohtaisesti huoltajan suostumuksella myös muilta tahoilta yksilöllisen palvelun toteuttamiseksi. Kerättyjä tietoja käsitellään oppilastietojärjestelmässä.

Koulutusten ja tapahtumien osallistujat:

Koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvat asiakkaat antavat itse sähköisen järjestelmän kautta yhteys-, laskutus- ja ruokavalio/allergiatietonsa ilmoittautuessaan koulutukseen. Koulutusasiakkaiden yhteystietoja käytetään lisäksi koulutuspalautteiden keräämiseen koulutussisältöjen ja toteutustapojen tilastointi- ja kehittämistyössä. Tietojen keräämisen yhteydessä asiakas voi antaa yhteydenotto/markkinointiluvan tai kieltää yhteystietojensa käytön markkinointiviestinnässä (uutiskirje).

Julkaisujen ja oppimateriaalien tilaajat:

Valterin tuottamia julkaisuja ja oppimateriaalia myydään Valteri-puodissa, asiakkaan ostotapahtuman yhteydessä syöttämiä tietoja käytetään tuotteiden toimittamiseen ja laskuttamiseen. Tietojen keräämisen yhteydessä asiakas voi antaa yhteydenotto/markkinointiluvan tai kieltää yhteystietojensa käytön markkinointiviestinnässä (uutiskirje).

Uutiskirjeen tilaajat:

Valterin sähköinen uutiskirje on kaikkien halukkaiden tilattavissa. Uutiskirje ilmestyy kuusi kertaa vuodessa ja se lähetetään kaikille sen tilanneille. Lisäksi lähetämme mm. paikkakunta- tai ammattikohtaisia uutiskirjeitä. Uutiskirje tarjoaa tietoa Valterin palveluista, koulutuksista, tutkimus- ja kehittämistyöstä sekä muista kiinnostavista lasten ja nuorten oppimisen ja koulunkäynnin tukeen liittyvistä aiheista. Uutiskirjeen voi rekisteröity itse perua käyttämällä uutiskirjeen helmasta löytyvää ”peruuta tilaus” –linkkiä. Yhteystiedot voi myös korjata ottamalla yhteyttä tietosuojaselosteessa mainittuun yhteyshenkilöön.

Kuntayhteyshenkilöt:

Kuntayhteyshenkilörekisteri on Valterin kuntayhdyshenkilö- sekä sivistys- ja opetustoimenhenkilörekisteri, jonka avulla tiedotetaan mm. tuen järjestämiseen liittyvistä valtionavustuksista, koulutus ja verkostoitumistilaisuuksista sekä Valterin tarjoamista ohjauspalveluista. Kunnan yhteyshenkilöksi nimetty henkilö ilmoittaa itse tietonsa Valterille. Kuntayhteyshenkilö-kirjeen voi rekisteröity itse perua käyttämällä kirjeen helmasta löytyvää ”Peruuta tilaus” –linkkiä. Uuden kuntayhteyshenkilön on tilattava kirje itselleen. Yhteystiedot voi myös korjata ottamalla yhteyttä tietosuojaselosteessa mainittuun yhteyshenkilöön.

Vaativan erityisen tuen yhteistyöverkosto:

Valteri kerää suostumuksen perusteella yhteystietoja Vaativan erityisen tuen yhteistyöverkoston rakentamiseksi ja kehittämiseksi tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskusohjelman sekä yhteistyöalueiden mukaisesti. Käytämme yhteystietoja VIP-verkoston ja vaativan erityisen tuen ajankohtaisista asioista ja kansallisesta kehittämistyöstä, opetus- ja opiskeluhuoltohenkilöstön täydennyskoulutuksista, VIP-työhön liittyvistä ryhmistä, tilaisuuksista ja tapahtumista sekä vaativan erityisen tuen toimijoiden tarjoamista palveluista tiedottamiseen. Lisäksi käytämme yhteystietoja uutiskirjeiden lähettämiseen.

Valterin työntekijät:

Valterin työntekijöiden tietoja käsitellään sekä Valterissa että valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksessa. Henkilötietoja käsitellään palkkojen maksuun ja palvelussuhteen hallintaan liittyviin tehtäviin. Työntekijöiden henkilötietoihin liittyvät tietosuojaselosteet löytyvät organisaation yhteisestä intrasta Tietosuoja- ja tietoturva –osiosta.

Kulunvalvonta ja kameravalvonta:

Kulunvalvontaan sekä kameravalvontaan liittyvät toimipistekohtaiset tietosuojaselosteet ovat nähtävillä toimipisteen infopisteessä ja/tai infotaululla.

Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme tietojasi voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ja vain niin kauan, kuin on tarpeen tässä kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Kun henkilötietojesi käsittelyperuste on päättynyt, poistamme henkilötietosi.

Henkilötietojen suojaaminen

Valterin rekistereitä ylläpidetään ja suojataan erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein, jotta tietojen käsittely olisi turvallista, vikasietoista ja tiedot eheitä. Tietojen suojaamiseen kuuluu esimerkiksi pääsynhallinta, kulunvalvonta, tekniset ratkaisut kuten palomuurit ja salasanasuojaus. Edellä mainitut keinot varmistavat, että tallennettuun tietoon pääsevät vain Valterin nimetyt työntekijät sekä Valteriin sopimussuhteessa olevat palveluntarjoajat.

Ilmoittamme tietosuojapoikkeamista Tietosuojavaltuutetun toimistolle, tietoturvauhkista ja mahdollisista tietoturvaloukkauksista poliisille ja kyberturvallisuuskeskukselle.

Suljemme tarvittaessa palveluita tilapäisesti henkilötietojen suojaamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lain mukainen oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja olemme hänestä keränneet. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia virheellisen, puutteellisen, tarpeettoman tai vanhentuneen henkilötiedon korjaamista tai poistamista.

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä alla mainittuun rekisterinpitäjään.

Muutokset henkilötietojen käsittelyssä

Valterin kehittäessä palvelujaan voidaan henkilötietojen käsittelyä muuttaa ilman etukäteistä ilmoitusta. Mikäli henkilötietojen käsittely olennaisesti muuttuu, merkitään päivityksen päivämäärä näkyviin tämän sivun yläosaan tai selosteeseen. Muutokset voivat perustua myös muuttuneeseen lainsäädäntöön. On suositeltavaa tutustua tämän Tietosuoja-sivun sisältöihin saadaksesi ajantasaisen tiedon henkilötietojen käsittelystä Valterissa.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Rekisterinpitäjänä toimii Valteri-koulu / Oppimis- ja ohjauskeskus Valteri

Sähköposti: kirjaamo@valteri.fi

Tietosuoja: tietosuoja@valteri.fi

Valterin tietosuojaselosteet

Tietopyynnöt

Rekisteröidyllä on oikeus tietää käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.

Tietopyyntö tehdään Valteriin tietopyyntölomakkeella: (Asianosaisen tiedonsaantipyyntö, Potilasrekisteritietojen tarkastuspyyntö, Henkilötietojen korjaamisvaatimus).

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus sekä muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat.

Asianosaisen tiedonsaantipyynnön tekijää pyydetään toimittamaan tietopyyntölomake Valterin toimipisteen, jossa voidaan vahvistaa pyytäjän henkilöllisyys. Mikäli pyyntö koskee huollettavan oppilaan tietoja, varmistutaan myös pyynnön esittäjän huoltajuudesta.

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Valteri-koulun asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tietojen avulla yleisö ja asianosaiset voivat yksilöidä entistä paremmin tietopyyntönsä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 13.1 §:ssä edellytetyllä tavalla. Tietopyynnön tekeminen on ohjeistettu asiakirjajulkisuuskuvauksen kohdassa 17.

Valterin asiakirjajulkisuuskuvaus.