EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679
Laatimispvm: 23.8.2023

Rekisterinpitäjä

Valteri-koulu,
PL 101,
40049 VALTERI

Rekisteriasioista vastaavat yhteyshenkilöt:

Vastuuhenkilö:
Jenni Heinonen, ma. viestintäpäällikkö,
Puh. 0295 33 5367 jenni.heinonen@valteri.fi

Tietosuojavastaava:
tietosuoja@valteri.fi

Rekisterin nimi

Viestintä- ja markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Hyödynnämme saatuja sähköpostiosoitteita ja puhelinnumeroita Valterin markkinointiviestinnän hoitamiseen asiakkaille ja potentiaalisten asiakkaiden hankintaan, kohdentamalla heille viestintää ja tietoa Valterin tarjoamista palveluista, koulutuksista ja tuotteista esimerkiksi:

  • Tiedotamme tuen järjestämiseen liittyvistä valtionavustuksista ja olemme valmiita toimimaan kehittämiskumppanina jo hankkeen suunnitteluvaiheessa.
  • Tiedotamme opetus- ja oppilashuoltohenkilöstön täydennyskoulutuksista.
  • Tiedotamme palveluistamme ja verkostoitumistilaisuuksista.
  • Pidämme asiakkaat ja yhteyshenkilöt ajan tasalla Valterin maksuttomista ja maksullisista ohjauspalveluista sekä oppimisen ja koulunkäynnin tukeen liittyvistä materiaaleista.
  • Mediarekisteriä käytetään tapahtumista tiedottamiseen esim. niin, että toimittajille, kuvaajille sekä toimituksille lähetetään lehdistötiedotteita Valterin järjestämistä tapahtumista ja palveluista.

Henkilötietojen käsittelyperuste ja tietolähteet

Rekisterin tiedot on koottu seuraavista tietolähteistä:

Asiakkuuden perusteella:
Valterin tuottamia palveluita, koulutuksia ja tuotteita ostaneet organisaatiot ja/tai niiden työntekijät ja yhteyshenkilöt.

Suostumuksen perusteella:
Valterin uutiskirjeen tilaajat, tapahtumailmoittautumisen tai muussa vastaavassa yhteydessä yhteystietonsa Valterille antaneet henkilöt. Valterin ylläpitämien verkkosivujen kautta annetut tiedot (uutiskirjeen tilaajat ja maksuttoman asiantuntijamateriaalin tilaajat).

Rekisterin tiedot on koottu seuraavista julkisista tietolähteistä:

Asemavaltuutuksen perusteella:
Tiedot on kerätty lasten ja nuorten oppimisen ja kasvuntuen tehtävissä toimivien organisaatioiden julkisilta www-sivuilta. Kuten esimerkiksi opetus- ja sivistystoimen, hyvinvointialueiden (terveydenhuolto ja sosiaalitoimi), kuntoutuksen ja oppilaan tuen tehtävissä toimivien henkilöiden yhteystiedot.

Mediarekisterin osalta yhteystiedot on kerätty julkisilta www-sivuilta sellaisten organisaatioiden (sanomalehti, jäsenlehti, viestintä, ammattilehti, tv, radio), jotka työkseen julkaisevat uutisia ja tekevät toimituksellista viestintätyötä.

Katso myös erikseen laaditut tietosuojaselosteet Valteri Puodista (linkki) sekä Valterin kuvapankista (linkki).

Rekisterin tietosisältö

  • Viestinnän ja markkinoinnin rekisteri (* merkityt pakollisia tietoja)
    nimi*, titteli, organisaatio/ työnantaja, postitoimipaikka/kunta, sähköpostiosoite*, puhelinnumero, kieli*
  • Mediarekisteri (kaikki pakollisia tietoja)
    nimi, titteli, sähköpostiosoite, puhelinnumero, työnantaja, paikkakunta, kieli

Henkilötietojen säilyttämisaika

Asiakkuuden perusteella kerättyjen rekisterin henkilötietojen osalta säilytysajat pohjautuvat lainsäädäntöön ja Valterin tiedonohjaussuunnitelmaan, jossa määritellään palveluiden/koulutusten tuottamisessa ja tuotteiden myynnissä syntyneen aineiston säilytysajat. Muilta osin rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista ja lainsäädännön mukaisesti sallittua suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käyttö on ohjeistettu ja henkilötietorekisteriin pääsy on käyttöoikeuksin rajattu siten, että järjestelmään tallennettuihin henkilötietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne Valterin työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat näitä tietoja tehtävässään.

Palveluntarjoajat ovat toteuttaneet asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä.

Henkilötietojen käsittelyyn käytettävä tietojärjestelmä on riittävillä tavoin teknisesti suojattu ja pääsy siihen on suojattu asianmukaisilla menetelmillä mukaan lukien henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan ja tarvittaessa palautetaan turvallisesti ja henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.

Rekisterissä ei ole manuaalista (paperi) aineistoa.

Henkilötietojen luovutukset ja tietojen siirto

Tietoja ei luovuteta eteenpäin Valterin ulkopuolisten toimijoiden käyttöön.

Tiedot voivat sijaita pilvipalvelussa EU:n tai ETA:n alueella palveluntarjoajan palvelimella EU:n tietosuoja-asetuksen sallimissa rajoissa.

Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukaan henkilöllä, jonka tietoja käsitellään (=rekisteröity) on erilaisia oikeuksia riippuen henkilötietojen käsittelyperusteesta.

Henkilöllä on oikeus tietää (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15), käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.

Henkilöllä on myös oikeus vaatia virheelliset henkilötiedot oikaistavaksi.

Henkilöllä on vain tietyissä poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi, artikla 17). Uutiskirjeen tilauksen rekisteröity voi peruttaa myös uutiskirjeen lopussa olevan linkin kautta.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä mm. suoramarkkinointia ja siihen liittyvää profilointia varten.

Rekisteröidyn oikeudet toteutetaan ottamalla ensin yhteys kyseessä olevia rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön, joiden yhteystiedot löytyvät tämän selosteen alusta.

Mikäli koet, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (linkki)

Automaattinen päätöksenteko ja/tai profilointi

Rekisterin sisältämiä tietoja voidaan käyttää viestinnän kohdentamiseksi tietylle ammattikunnalle, tietylle alueelle (esim. hyvinvointialue), tietyn tyyppisten palveluiden/tuotteiden tilaajalle tms.
Tietojen perusteella ei tehdä muunlaista automaattista päätöksentekoa tai profilointia.