Valteri-koulussa on käytössä Handi-palvelu ja kaikki tilaaminen tehdään sähköisesti Handi-palvelun kautta. Toimittajilla on käytössään Handin toimittajaportaali, joka sisältää mm.
- tuotekatalogin latauksen
- tilausten vastaanoton
- tilausvahvistukset
- laskutusmahdollisuuden (pientoimittajat, ulkomaiset toimittajat)
- laskun vaiheiden seurannan
- vuoropuhelun asiakkaan kanssa esim. hinta- ja saatavuuskyselyt
Pyydämme toimittajia ilmoittamaan sähköpostitse ostolaskut@valteri.fi
- toimittajan pääkäyttäjän sähköpostiosoitteen Handi-portaalia varten
- sähköpostiosoitteen, johon lähetetään tilaukset Handi-palvelusta
- toimittajan Y-tunnuksen
Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet lähettää pääkäyttäjän sähköpostiosoitteeseen kutsun rekisteröitymistä varten Handin toimittajaportaaliin. Kyseisestä henkilöstä tulee toimittajaportaalin pääkäyttäjä, joka voi tarvittaessa lisätä organisaatiostanne muita käyttäjiä toimittajaportaaliin. Mikäli olette jo rekisteröityneet, Palkeet ei lähetä uutta kutsua.
Toimittajien Handi-tukipalvelu
Palveluaika klo 8:00-16:15, Suomen aikaa
Handi-palveluryhmän puhelinnumero +358 295 56 4040 ja handitoimittajapalvelu@palkeet.fi.
Tilaus- tai sopimusnumeron välittäminen verkkolaskulla
Edellytämme, että lasku sisältää tilausnumeron tai sopimusnumeron, jotta laskujenkäsittelyjärjestelmämme voi automaattisesti kohdistaa laskun siihen liittyvään tilaukseen.
Tilausnumero
Tilausnumeron ensimmäiset merkit ovat aina V19. Tilausnumero tulee välittää ensisijaisesti kentässä ”tilausnumero”. Valtiolla on käytössä Finvoice 3.0 –verkkolaskuformaatti, jossa tilausnumerokenttä on nimeltään OrderIdentifier. Jos kyseistä kenttää ei ole käytössänne olevassa laskutusjärjestelmässä, voi tilausnumeron välittää poikkeustapauksissa kentässä ”ostajan viite/viitteenne”. Tilausnumeron lisäksi laskulla on ilmoitettava tilaajan yhteyshenkilön nimi. Laskulla saa olla vain yhden tilauksen tiedot.
Sopimusnumero
Sopimusnumeron ensimmäiset merkit ovat aina VSK1. Sopimusnumero tulee välittää ensisijaisesti kentässä ”sopimusnumero”. Valtiolla on käytössä Finvoice 3.0 –verkkolaskuformaatti, jossa sopimusnumerokenttä on nimeltään AgreementIdentifier. Mikäli laskuttajalla on käytössä jokin toinen verkkolaskuformaatti, tulee sopimusnumero tallentaa AgreementIdentifier –kenttää vastaavaan kenttään. Jos kyseistä kenttää ei ole käytössä laskutusjärjestelmässä, voi sopimusnumeron välittää poikkeustapauksissa kentässä ”ostajan viite/viitteenne” (Finvoice 3.0 –formaatissa kentän nimi on BuyerReferenceIdentifier). Sopimusnumeron lisäksi laskulla on oltava asiakkaan sopimusyhteyshenkilön nimi. Laskulla saa olla vain yhden sopimuksen tiedot.
Tilaus- tai sopimusnumeron yhteyteen ei saa laittaa muuta tietoa. Tilaus- tai sopimusnumeron on oltava verkkolaskun visuaalisen kuvan lisäksi laskusta muodostetussa XML-tiedostossa. Verkkolaskun XML-muoto on ns. sähköinen muoto laskun sisällöstä eikä se normaalisti näy laskuttajalle. Tilaus- tai sopimusnumeron välittymisen laskun XML:ssä voitte varmistaa omalta laskutusjärjestelmätoimittajaltanne. Jos käytätte verkkolaskun tekemiseen Handi-toimittajaportaalia, välittyy tilaus- ja sopimusnumero laskun XML:ssä.
